Акт приёма-передачи документов внутри компании: как фиксировать передачу оригиналов

Чтобы у каждого оригинала был получатель и дата, заведите простой акт приёма-передачи. В нём укажите название документа, его реквизиты, количество листов, статус «оригинал», ФИО и должности передающего и принимающего, дату и подписи обоих. С момента подписания ответственность за сохранность оригинала несёт получатель.

Как составить акт приёма-передачи оригиналов

Акт нужен, потому что оригинал существует в единственном экземпляре. Если он потеряется, восстановить его сложнее, чем копию. Акт фиксирует, у кого документ находится сейчас, и кто отвечает за его сохранность. Для массовой передачи однотипных бумаг (например, папки накладных) удобнее журнал выдачи с теми же полями: кто, что, когда, подпись. Для единичных важных оригиналов — устава, лицензии, договора с крупным контрагентом — оформляйте отдельный акт.

Минимальный набор полей в акте:

• название документа и его реквизиты (номер и дата);
• количество листов и экземпляров;
• прямое указание статуса: «оригинал» или «копия»;
• ФИО и должность передающего и принимающего;
• дата передачи;
• подписи обоих участников.

Если в компании уже есть инструкция по делопроизводству, проверьте, не установлена ли ею форма передачи. Тогда новую форму нужно согласовать с этим локальным актом. Нотариальное заверение для внутренних передач обычно не требуется, но стоит уточнить у юриста.

При возврате документа сделайте отметку в том же акте или оформите обратный акт. Иначе оригинал числится за получателем, даже если уже вернулся.