Отчёт по дебиторке с просрочкой: корзины 0–30, 31–60, 60+ и ответственные

Соберите отчёт так: по каждому контрагенту — сумма долга, число дней просрочки от договорного срока оплаты, ответственный сотрудник и следующее действие с датой. Начните с выгрузки открытых счетов и неоплаченных отгрузок, где есть дата возникновения долга. Без этих четырёх элементов отчёт останется списком цифр, с которым никто не работает.

Что должно быть в отчёте, чтобы с ним работали

Строка отчёта отвечает на четыре вопроса: сколько должны, насколько опоздали с оплатой, кто ведёт этого клиента и что будет сделано дальше. Последний столбец — не украшение. Если в нём пусто, менеджер видит сумму, но не видит своей задачи на завтра.

Просрочку считайте от даты, когда долг должен был закрыться по договору, а не от даты отгрузки. При отсрочке 14 дней и отгрузке 1 марта долг становится просроченным 16 марта. Ошибка в этой точке искажает все корзины: долг, который ещё не наступил, попадает в «плохие», а реально старый долг выглядит свежим.

Проверьте, как учётная система фиксирует дату возникновения задолженности. Если выгрузка отдаёт дату счёта, а не момент наступления срока оплаты, добавьте к ней договорную отсрочку — иначе формула в отчёте разойдётся с данными бухгалтерии.

Как посчитать просрочку и разложить долги по корзинам

Формула простая: дни просрочки = дата отчёта минус дата, когда оплата должна была поступить. Отрицательный результат означает, что срок ещё не наступил, — такие строки в корзины не попадают.

Разбивка 0–30, 31–60 и 60+ нужна не для красоты. Она задаёт разную тактику: свежие долги закрывают напоминанием, средние — звонком и письмом, старые — претензией и передачей юристу. Ниже схема разбивки по срокам просрочки.

• 0–30 дней — напоминание клиенту, проверка, не потерялся ли счёт.
• 31–60 дней — звонок менеджера и письменное требование с новым сроком.
• 60+ дней — претензия, приостановка отгрузок, передача вопроса юристу.

Как назначить ответственного по каждому контрагенту

Ответственный ставится по контрагенту, а не по отчёту в целом. Иначе строка с долгом 60+ дней остаётся без исполнителя: все считают, что клиентом занимается кто-то другой.

Список ответственных согласуйте с руководителем отдела продаж до того, как рассылать отчёт. Это снимает спор «почему это мой клиент» уже после отправки. Решите заранее, кто ведёт старые долги: менеджер остаётся владельцем отношений, а юрист подключается к претензионной работе — в строке это фиксируется как два имени или как одно с пометкой о передаче.

Свежие и средние долги обычно ведёт менеджер клиента. По корзине 60+ в отчёте полезно указывать, с какой даты дело передано юристу: так видно, что долг не просто «висит», а движется.

Проверка отчёта перед отправкой

Перед рассылкой сверьте суммы с выгрузкой открытых счетов и неоплаченных отгрузок. Расхождение на этом шаге означает, что в отчёт попал оплаченный счёт или потерялась отгрузка — и все корзины сдвинутся.

Порядок начисления неустойки и сроки претензионной работы сверяйте с актуальной редакцией ГК РФ и условиями конкретных договоров, а не с общими формулировками из отчёта.

Откройте готовый отчёт и проверьте: у каждой строки старше 60 дней стоит имя и дата действия. Если хотя бы одна такая строка пустая, не отправляйте отчёт — сначала назначьте исполнителя, иначе долг останется без движения.