Инфо
Поставщик задерживает отгрузку: пошаговый план для закупщика
Опубликовано:
Сначала посчитайте, сколько дней у вас осталось до остановки: остаток на складе разделите на среднесуточный расход. Затем получите от поставщика конкретную новую дату отгрузки, а не «на следующей неделе», и подтвердите её письмом в тот же день. Параллельно готовьте запасной вариант — частичную отгрузку, другого поставщика или замену позиции.
Насколько задержка критична для вашего производства или клиента
Отсчёт ведите не от даты в договоре, а от момента, когда закончится запас. Формула простая: дни до остановки = остаток на складе ÷ среднесуточный расход. Если на складе 600 единиц, а расход — 40 единиц в день, запаса хватит на 15 дней. Сдвиг отгрузки на 20 дней даёт разрыв в 5 дней, и его нужно чем-то закрыть.
Дальше разделите последствия задержки по видам. Остановка производства — это простой людей и техники. Срыв обязательств перед клиентом — штрафы и потеря контракта. Просрочка по вашему договору поставки — неустойка, если она прописана. Для каждой линии оцените, во что обойдётся день простоя, и определите порог, после которого ждать нельзя.
Этот порог зафиксируйте для себя письменно до разговора с поставщиком. Иначе в разговоре легко согласиться на удобную поставщику дату, которая вам не подходит. Если запас меньше срока, который называет поставщик, вы уже знаете: нужен запасной вариант.
Какие вопросы задать поставщику и что записать по итогам разговора
Спросите причину задержки и стадию, на которой стоит груз. Готова ли продукция, прошла ли она проверку качества, назначен ли транспорт. Ответ «задерживается» без стадии не даёт вам ничего: непонятно, ждать день или три недели.
Требуйте новую дату отгрузки конкретным числом и способ доставки. Уточните, какая часть партии готова уже сейчас — это пригодится для частичной отгрузки. Спросите, что поставщик сделает, если и новый срок сорвётся.
Итог разговора записывайте сразу: дата, время, кто говорил, что обещано. После звонка это легко забыть, а при споре нечем подтвердить договорённость. Запись станет основой письма поставщику.
Склад держит 600 единиц при расходе 40 единиц в день — 15 дней запаса. Поставщик называет новую отгрузку через 20 дней. Разрыв 5 дней закрывают частичной отгрузкой готовой части партии или разовой закупкой у другого поставщика на этот период. Числа условные, для иллюстрации расчёта.
Как зафиксировать новый срок документально
Письмо с подтверждением нового срока отправьте в тот же день. Перечислите согласованную дату, объём, способ доставки и что произойдёт при повторном срыве. Отправляйте способом, который даёт подтверждение: почта с уведомлением или электронная переписка с ответом.
Дополнительное соглашение — документ, которым стороны меняют условия договора, — нужно, если меняются существенные условия: срок, объём партии, цена или порядок приёмки. Обычное письмо здесь не заменит соглашение, особенно если по договору за просрочку предусмотрена неустойка. Сверьтесь с разделом договора о порядке изменения сроков и ответственности за просрочку.
Переписку и подтверждения сохраняйте. Если срок снова сорвётся, у вас будет цепочка: обещание, письменное подтверждение, факт срыва.
Что делать, если новый срок под угрозой: запасные варианты
Частичная отгрузка — самый быстрый способ выиграть дни: забираете готовую часть партии сейчас, остаток позже. Договоритесь, как будете принимать остаток и не изменится ли цена.
Другой поставщик или замена позиции закрывают разрыв быстрее, но проверьте совместимость и условия приёмки. Замена может потребовать согласования с клиентом или изменения спецификации.
Считайте стоимость каждого варианта против потерь от простоя. Решение принимайте по разнице, а не по привычке работать с одним поставщиком.
Как выстроить контроль сроков, чтобы задержка не стала сюрпризом
Запрашивайте подтверждение отгрузки за несколько дней до срока, а не в день поставки. Так у вас остаётся время на манёвр.
Ведите простую таблицу: позиция, согласованный срок, фактическая отгрузка, отклонение в днях. По ней видно, кто систематически сдвигает сроки.
Пропишите в договоре порядок уведомления о задержке и ответственность. Это дисциплинирует обе стороны и даёт вам основание для претензии.
- Посчитайте дни до остановки по остатку и расходу.
- Запишите порог, после которого ждать нельзя.
- Получите от поставщика конкретную дату и стадию готовности груза.
- Отправьте письмо с подтверждением нового срока в тот же день.
- Проверьте, нужно ли дополнительное соглашение к договору.
- Подготовьте запасной вариант: частичная отгрузка, другой поставщик или замена.
- Внесите отклонение в таблицу контроля сроков.
После того как новый срок зафиксирован, проверьте, что он отражён в вашем плане закупок и в календаре приёмки склада. Иначе груз придёт вовремя, а принять его будет некому.