Приёмка товара по количеству и качеству: как зафиксировать расхождения и сохранить поставщика

Считайте и осматривайте товар до подписания накладной, при водителе, и фиксируйте любое расхождение прямо в день приёмки: отметка в накладной, акт, фото, уведомление поставщику в срок из договора. Подпись без пересчёта означает, что вы приняли заявленное количество. Дальше действуйте по разделу договора о приёмке — возврат, замена, допоставка или корректировка документов.

Что подготовить до прихода машины

Спор начинается не в момент недостачи, а раньше — когда приёмщик впервые видит накладную вместе с машиной. Поэтому подготовка сводится к одному: к приезду транспорта у вас уже есть с чем сверять и кому действовать.

Сначала сверьте заказ, спецификацию и товарную накладную по трём полям: наименование, единица измерения и количество. Самая частая ложная недостача — расхождение единиц: в заявке 240 штук, в накладной 20 упаковок, а в упаковке по 12 штук. Пока вы не перевели всё в одну единицу, сравнивать числа бессмысленно.

Назначьте двух человек со стороны покупателя. Один считает и вскрывает упаковку, второй записывает и фотографирует. Если один и тот же сотрудник считает, пишет и одновременно отвечает на вопросы водителя, он теряет счёт и не помнит, какую коробку уже вскрыл.

Подготовьте рабочее место и инструменты:

• весы с действующей поверкой — для товара, который принимают по весу;
• фотоаппарат или телефон с включёнными датой и временем на снимке;
• чистую площадку, где можно разложить партию и пересчитать без спешки;
• бланки акта о расхождении и ручку, которой подписывает ваш приёмщик;
• копию договора с разделом о приёмке и сроками уведомления.

Проверьте полномочия с обеих сторон. У вашего сотрудника должен быть приказ или доверенность на приёмку товара, у водителя — документы на груз и, если он подписывает акт, право это делать. Водитель без таких полномочий может подписать акт только как свидетель передачи, и это стоит указать в самом акте.

Как пересчитать и сверить количество

Пересчёт при водителе до подписания накладной — единственный порядок, при котором поставщик не сможет сказать, что недостача возникла уже на вашем складе. После подписи доказать обратное почти невозможно, даже если товар фактически не пересчитывали.

Считайте построчно по накладной, а не «в целом по партии». Общее число может сойтись случайно: в одной коробке недоложено, в другой переложено, и итог совпал. Расхождение по строке видно сразу, а по партии — нет.

Если товар поставляется коробками, вскрывайте их и пересчитывайте вложенные единицы. Заявленное число коробок не равно числу изделий. Практика такая: вскрывают выборочно несколько коробок, а при любом сомнении — все. Если вскрывать все нельзя по условиям хранения, фиксируйте в акте, какие коробки проверены, а какие нет.

Товар по весу взвешивайте в таре и без неё, оба значения записывайте. Разница — вес упаковки, и её нельзя записывать в недостачу. Если продукт поставляется в бочках или мешках, взвешивание без тары требует пересыпания — заранее решите, кто и где это делает, чтобы не сорвать приёмку.

Расхождения отмечайте прямо в экземпляре накладной покупателя: зачёркивайте заявленное число, пишите фактическое, ставьте подпись и дату. Так у вас остаётся документ с отметкой, а не отдельный лист, который потом легко оспорить.

Что реально проверить на месте, а что требует образца или испытания

Входной контроль — проверка товара при поступлении до передачи на склад — не заменяет лабораторию. На месте вы подтверждаете то, что видно и можно потрогать, а свойства, которые нельзя увидеть, подтверждают образцом или испытанием.

На месте проверяют целостность упаковки, маркировку, внешний вид, комплектность, срок годности и соответствие артикула заказу. Если на коробке нет маркировки или она не совпадает с накладной, это фиксируют сразу — потом доказать, что товар пришёл без маркировки, сложнее.

Прочность, состав, влажность и другие скрытые свойства так не проверить. Их подтверждают образцом или испытанием в лаборатории. Если по договору качество подтверждается сертификатом, проверьте, что он относится именно к этой партии: наименование, изготовитель, дата. Сертификат на похожий товар другого изготовителя ничего не подтверждает.

Отбор образцов оформляйте отдельно: кто отбирал, сколько, в какой таре, как опечатали и где хранят второй экземпляр. Без такой записи результат испытания легко оспорить — поставщик скажет, что образец взят не из его партии.

Как зафиксировать расхождение, чтобы оно стало доказательством

Акт о расхождении — документ, который фиксирует разницу между заявленным и фактическим количеством или качеством при участии сторон. Составляйте его в день приёмки, при водителе или представителе поставщика. Если подписывать отказываются, это отдельная отметка в акте, а не повод его не составлять.

Фотографируйте так, чтобы снимок был привязан к партии и дате: общий вид партии, маркировка, пломбы, место недостачи, вскрытая коробка с видимым числом изделий. Снимок без такой привязки слабее, потому что не показывает, к какой поставке он относится.

Уведомление поставщику направьте в срок, указанный в договоре, и сохраните подтверждение отправки. Пропуск срока часто лишает права на претензию, даже если расхождение зафиксировано правильно. Если срок в договоре не прописан, отправляйте сразу и письменно — так у вас останется дата.

Соберите пакет в одном месте: экземпляр накладной с отметками, акт, фото, подтверждение отправки уведомления. Именно этот пакет вы предъявите при споре, а не отдельные документы из разных папок.

Что делать после приёмки: возврат, замена, корректировка

Дальнейшее действие выбирайте по договору: возврат, замена, допоставка или пересчёт документов. Условия и сроки обычно прописаны в разделе о приёмке, и отступать от них невыгодно — именно на них ссылается поставщик.

Оформите корректировочные документы на фактически принятое количество, чтобы склад и бухгалтерия совпадали. Если документы оставить на заявленное число, недостача всплывёт позже — при инвентаризации или сверке, когда доказать её будет труднее.

Не блокируйте оплату всей партии из-за части недостачи. Удержите стоимость недостающего, остальное оплатите по договору. Полная блокировка выглядит как срыв обязательств с вашей стороны и даёт поставщику повод приостановить следующие отгрузки.

Зафиксируйте итог письменно и согласуйте порядок следующей поставки: пересчёт при водителе, вскрытие коробок, отбор образцов. Так расхождение не повторится, а отношения с поставщиком останутся рабочими.