Расхождения в накладной после приёмки: как действовать, чтобы не потерять деньги

Если после приёмки обнаружены расхождения в накладной — недостача, пересорт, повреждение или неверная цена — остановите разгрузку, не подписывайте документ без отметки о расхождении и сразу зафиксируйте факт: пересчитайте товар, сфотографируйте упаковку и составьте акт. Затем уведомьте поставщика способом, который даёт подтверждение отправки. Собранный комплект — накладная с отметкой, акт, фото, квитанция об отправке — позволит предъявить претензию или скорректировать учёт без споров.

Какие расхождения в накладной критичны, а какие можно закрыть на месте

Критично всё, что меняет количество, сумму или возможность использовать товар: недостача, пересорт, бой, повреждение упаковки, неверная цена или единица измерения. Такие расхождения требуют немедленной фиксации и уведомления поставщика, потому что влияют на учёт и дальнейшие расчёты. Опечатка в адресе или названии улицы, не влияющая на идентификацию сторон, обычно исправляется сверкой, но если документ уже подписан, зафиксируйте её письменно — например, в акте или отдельном письме.

Разделяйте виды расхождений: недостача по количеству, пересорт (пришёл другой товар), повреждение (бой, деформация), расхождение по цене или реквизитам. Для каждого нужен свой набор доказательств. При недостаче — пересчёт и отметка в накладной; при пересорте — фото маркировки и сравнение с заказом; при повреждении — фото упаковки и самого товара; при неверной цене — копия заказа или спецификации.

Что сделать в первые минуты после обнаружения

Не подписывайте накладную без отметки о расхождении. Если водитель торопит, объясните, что подпись без замечаний означает согласие с данными поставщика. Пересчитайте товар при свидетеле — лучше с участием представителя поставщика, но если его нет, пригласите своего сотрудника. Результат пересчёта запишите в накладную или сразу в акт. Сфотографируйте упаковку, пломбы, маркировку и сам товар так, чтобы был виден номер накладной. Отложите спорную партию в отдельную зону.

Если повреждена упаковка, не вскрывайте её без необходимости — сначала сфотографируйте. Если товар явно повреждён, зафиксируйте это на фото и в акте. Не выбрасывайте упаковку и пломбы до разрешения спора. Эти действия сохраняют доказательства, пока товар не смешался с остатками на складе.

Как оформить акт расхождений

Акт расхождений — документ, который фиксирует несовпадение заявленного и фактического количества или качества при приёмке. Укажите дату, место, участников (ФИО, должности), номер и дату накладной, номера упаковок или транспортных средств. Опишите расхождение по факту: сколько заявлено, сколько фактически, что повреждено. Приложите фото и, если возможно, подписи свидетелей. Если поставщик отказался подписывать акт, отметьте это в самом акте и направьте копию письменно.

Акт составляйте в день обнаружения. Если по договору предусмотрена форма акта, используйте её. Если формы нет, составьте акт в свободной форме, но с обязательными реквизитами. Не исправляйте цифры в накладной без заверения — лучше составьте отдельный акт.

Как уведомить поставщика и в какой срок

Срок и форму уведомления определяет договор поставки — проверьте раздел о приёмке и претензиях. Если договор молчит, уведомьте незамедлительно, чтобы не пропустить разумный срок. Отправляйте уведомление способом, который даёт подтверждение получения: заказное письмо с описью вложения или через оператора электронного документооборота, если такой канал признан сторонами. В уведомлении укажите суть расхождения, сумму или количество, требование (замена, допоставка, возврат денег) и срок ответа. Сохраните квитанцию об отправке и опись — они доказывают дату.

Что делать, если поставщик не отвечает

По истечении срока ответа, указанного в договоре или уведомлении, направьте повторную претензию с расчётом требований. Не зачитывайте стоимость недостачи в одностороннем порядке без основания в договоре или согласия поставщика — это может быть признано неосновательным обогащением. Если сумма значима, готовьте иск: акт, фото, переписка и квитанции образуют доказательственную базу. Проверьте срок исковой давности по вашему типу требования — он зависит от основания (например, по требованию о взыскании убытков — общий срок).

Как снизить риск подписания накладной без проверки

Введите обязательную сверку количества и ассортимента до подписания и закрепите её в должностной инструкции принимающего. Настройте чек-лист приёмки: пересчёт, осмотр упаковки, сверка цены и реквизитов. Обучите сотрудников правилу: подпись без отметки о расхождении означает согласие с данными поставщика. Храните фото и акты по каждой спорной поставке в отдельной папке. Если поставщик систематически допускает расхождения, рассмотрите включение в договор условия о фотофиксации приёмки и сокращённых сроках уведомления.