Сверка реквизитов документа перед передачей на подписание: рабочий порядок

Сверяйте реквизиты по короткому контрольному списку и сравнивайте их с исходными данными — заявкой, карточкой контрагента во внутренней системе и предыдущей версией файла. Проверку выполняет назначенный сотрудник до передачи подписанту, а результат отмечается в сопроводительной записке. Такой порядок снижает риск подписать документ с опечаткой в наименовании или устаревшей датой.

Что именно сверять в реквизитах перед подписанием

Проверяйте наименования сторон, должности и имена подписантов, номера и даты документа, ссылки на приложения. Каждый элемент сравнивайте с источником: наименование — с карточкой контрагента, подписанта — с внутренним перечнем уполномоченных лиц, номер и дату — с журналом исходящих документов. Отделяйте опечатку в оформлении от содержательного расхождения: пропущенная буква в адресе исправляется правкой, а несовпадение суммы или предмета требует возврата черновика автору. Найденное расхождение фиксируйте письменно до передачи, чтобы подписант видел, что именно осталось открытым.

Порядок действий при сверке и передаче на подписание

Сначала сравните текущий файл с предыдущей версией и убедитесь, что правки внесены в актуальный документ, а не в копию. Затем пройдите контрольный список реквизитов и отметьте каждый пункт как проверенный. Передавайте подписанту файл с краткой пометкой: какие реквизиты сверены, с какими источниками и какие вопросы остались. Если хотя бы один пункт не подтверждён, документ возвращается автору, а не уходит на подпись с устным пояснением.