Как написать техническое задание на простой отчёт в учётной системе: пошаговый разбор

Чтобы техническое задание на простой отчёт в учётной системе привело к нужному результату, зафиксируйте в одном документе четыре вещи: назначение и границы отчёта, точный источник данных с перечнем полей, управляемые пользователем параметры и критерии приёмки. Начинайте с одного-двух предложений о том, какое решение будет приниматься по отчёту, и только после этого переходите к техническим деталям. Такой порядок позволяет исполнителю понять задачу без догадок, а заказчику — проверить готовый отчёт по заранее согласованным сценариям.

Зафиксируйте назначение и границы отчёта

Первый раздел ТЗ отвечает на вопрос «зачем», а не «как». Напишите, кто и какое решение принимает по отчёту: например, руководитель отдела закупок еженедельно смотрит задолженность перед поставщиками, чтобы решить, какие счета оплатить в первую очередь. Перечислите, какие данные в отчёт входят (только открытые заказы на поставку) и что явно не входит (авансы, закрытые акты, бухгалтерские проводки). Завершите раздел одним-двумя предложениями о результате: «Отчёт показывает сумму задолженности по каждому поставщику на выбранную дату с разбивкой по срокам оплаты» — без описания того, как это будет реализовано в системе.

Опишите источник данных и состав полей

Укажите названия объектов или регистров в терминах вашей учётной системы: справочник «Контрагенты», документ «Заказ поставщику», регистр «Расчёты с поставщиками». Для каждой колонки задайте тип значения и правило пустого значения: например, если у контрагента не заполнен ИНН, в отчёте выводится пустая строка, а не прочерк. Опишите связи между объектами (заказ связан с контрагентом по полю «Контрагент») и порядок строк — по возрастанию суммы задолженности или по алфавиту. Если поле вычисляемое, приведите формулу словами: «Сумма задолженности = сумма заказа минус сумма оплат по этому заказу».

Задайте параметры, фильтры и формат вывода

Перечислите, какие элементы пользователь может менять перед формированием отчёта. Обязательный параметр — период (с какой по какую дату строить отчёт). Дополнительные фильтры: подразделение, контрагент, статус заказа. Для каждого фильтра укажите, обязателен он или нет: если контрагент не выбран, отчёт строится по всем контрагентам. Определите формат вывода: отображение на экране с возможностью сортировки, печатная форма с итоговой строкой, выгрузка в файл. Числовые примеры давайте условные: «При периоде с 01.09.2026 по 30.09.2026 и фильтре по подразделению «Склад» отчёт показывает не более 50 строк».

Сформулируйте критерии приёмки и проверки

Критерии приёмки — это конкретные проверки, которые заказчик выполнит на тестовых данных. Опишите два-три сценария с условными исходными данными: например, создайте заказ на 10 000 рублей, проведите оплату на 4 000 рублей и убедитесь, что в отчёте задолженность равна 6 000 рублей. Отдельно укажите сверку итогов с ручным расчётом на ограниченной выборке из пяти-семи записей. В перечень того, что нужно подтвердить у заказчика, включите: совпадение суммы задолженности с данными учёта, корректность пустых значений и работу фильтров при снятых галочках.

После того как отчёт принят по критериям, передайте его в работу пользователям вместе с короткой инструкцией: какие параметры выбирать и как читать итоговую строку. Если в процессе эксплуатации понадобится новая колонка или фильтр, оформляйте это как отдельное дополнение к ТЗ, а не как устную просьбу — так проще сохранить историю изменений и не потерять согласованные границы.